Die FLC-GROUP sorgt an über 16 Standorten für herausragende Kulinarik – von Hospitality-Lounges und Stadion-Events bis zu Messen, Galas und Gemeinschaftseinrichtungen.

Über 300 Fachkräfte und 500 Aushilfen realisieren in zwei Großküchen und 14 Satellitenküchen jährlich mehr als 3,5 Millionen Bio- und DIN ISO 9001:2015-zertifizierte Mahlzeiten.

Als Food-Tech-Unternehmen vereinen wir Catering und Gemeinschaftsverpflegung mit digitaler Prozesssteuerung, KI-gestützten Robotic Kitchens, automatisierter Logistik und smarter Qualitätskontrolle – ohne die Liebe zum Handwerk zu verlieren.

Unsere Kunden aus Bildung, Gesundheit, Industrie und öffentlichem Dienst vertrauen auf unsere smarte, nachhaltige Küche von heute und morgen.

Neben der operativen Food-Kompetenz bildet der Bereich Internal Services das organisatorische und rechtliche Rückgrat der Unternehmensgruppe.

Er vereint zentrale Funktionen wie Fuhrparkmanagement, Recht & Compliance, Personalverwaltung, Vertragsmanagement, Immobilienmanagement und interne Organisation.

Zur Verstärkung dieses Bereichs suchen wir einen engagierten und verantwortungsbewussten

-> Assistent Manager Internal Services (m/w/d),

der in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und dem Head of Internal Services administrative, organisatorische und rechtlich-administrative Aufgaben selbstständig und effizient koordiniert.

Du unterstützt aktiv die Leitung des Bereichs Internal Services und übernehmen Verantwortung in folgenden Themenfeldern:

• Eigenständige Koordination administrativer Abläufe und interner Projekte
• Strukturierte Organisation und Priorisierung von Terminen, Wiedervorlagen und Vorgängen
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Vorlagen und Checklisten
• Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachhalten von Aufgaben

• Mitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Zeugnissen
• Überwachung relevanter Fristen (Probezeiten, Befristungen, Rentenbefreiungen etc.)
• Vorbereitung von Personalunterlagen für Lohnabrechnungen und Vertragsänderungen
• Organisation von Schulungen, Belehrungen (z. B. § 43 IfSG) und Unterweisungen
• Pflege von Personalakten und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung

• Verwaltung des gesamten Fahrzeugbestands (Fahrzeugakten, Wartung, TÜV, Leasing etc.)
• Nachverfolgung von Verkehrsverstößen, Bearbeitungsgebühren und Kostenstellen
• Erstellung und Verwaltung von Fahrzeugüberlassungsverträgen und Saldenbestätigungen
• Unterstützung bei Schadensfällen, Versicherungsmeldungen und Fahrzeugrückgaben

• Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen
• (Dienstleister, Mietverträge, Lieferanten, Arbeitsverträge etc.)
• Überwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungen
• Zuarbeit bei rechtlichen Vorgängen, Schriftverkehr und interner Dokumentation
• Pflege des Vertragsregisters und Koordination von Compliance-Vorgängen

• Mitwirkung bei internen Audits, Kontrollen und Dokumentationspflichten
• Verwaltung von Schulungsnachweisen, Belehrungen und Datenschutzunterlagen
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Unternehmensrichtlinien
• Mitarbeit bei Prozessoptimierungen, Digitalisierung und Qualitätsmanagement

• Administrative Unterstützung im operativen Immobilienmanagement
• Pflege von Miet- und Pachtverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Dienstleistungsverträgen
• Organisation von Wartungen, Reparaturen und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Standortverwaltung, Flächenplanung und Instandhaltungsdokumentation

• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Ausschreibungen
• (nach internen und öffentlichen Vergaberichtlinien, ggf. VOL/A und UVgO)
• Einholung und Vergleich von Angeboten, Erstellung von Vergabevorschlägen und Entscheidungsvorlagen
• Überwachung von Beschaffungsbudgets, Laufzeiten und Rahmenverträgen
• Kommunikation mit Lieferanten, Nachunternehmern und öffentlichen Auftraggebern
• Pflege von Beschaffungsdokumentationen und rechtssichere Ablage der Vergabeunterlagen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Immobilienkaufmann/-frau o. ä.)
• Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Recht, Personal, Immobilien, Einkauf oder Office-Management wünschenswert - aber kein MUSS!
• Idealerweise Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (UVgO/VOL/A) oder in der Projektbeschaffung
• Sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement sowie eine präzise, strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

Wir glauben, dass Spitzenleistung nur dort entsteht, wo Menschen sich wohlfühlen, Verantwortung übernehmen und Anerkennung erfahren.

Deshalb bieten wir dir Benefits, die wirklich zählen – mit Wert, Sinn und Herz:

• Motiviertes Team & „Du“-Kultur: Bei uns zählt Persönlichkeit statt Titel – kurze Wege, ehrliche Kommunikation, gemeinsamer Erfolg.
• Gemeinsames Mittagessen: Täglich frische Mahlzeiten aus unseren eigenen Küchen – kostenfrei für alle Mitarbeitenden.
• Vierteljährliche Incentives: Gemeinsame Erlebnisse, Team-Aktivitäten und Überraschungen für herausragende Leistungen.
• VIP-Erlebnisse: Exklusive Einladungen in unsere Hospitality-Logen bei Schalke 04, Borussia Dortmund, im PSD BANK DOME und der Merkur Arena.
• Teamevents & Sommerfeste: Wir feiern Erfolge – gerne auch gemeinsam!
• Corporate Merch & Ausstattung: Moderne Arbeitskleidung und hochwertige Teamwear im FLC-Design.

• Modernes, digitales Arbeitsumfeld: Top-Technik, Dual-Monitor-Setups, papierlose Prozesse.
• Homeoffice möglich: Nach Absprache flexibel von Zuhause arbeiten.
• Ein Monat Workation pro Jahr: Bis zu vier Wochen ortsunabhängig – auch aus dem Ausland.
• Firmenwagen mit Privatnutzung: Je nach Funktion und Verantwortung.
• Internetzuschuss: Monatlicher Zuschuss für deinen privaten Internetanschluss.

• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Arbeitgeberzuschuss für deine private Zukunftssicherung.
• Corporate Benefits: Zugriff auf attraktive Mitarbeiter-Rabatte bei hunderten Markenpartnern.
• Deutschlandticket-Zuschuss: Wir unterstützen dich bei deiner nachhaltigen Mobilität.
• Zuschuss zur Kinderbetreuung: Finanzielle Entlastung für berufstätige Eltern.
• Leistungsbezogene Prämien: Bonuszahlungen bei besonderem Engagement oder Zielerreichung.

• Weiterbildung & Schulungen: Fachtrainings, Seminare und Coachings im Bereich Recht, Verwaltung und Management.
• Mentoring durch die Geschäftsleitung: Persönliche Entwicklung durch direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Führungskräften.
• Interne Aufstiegschancen: Klare Perspektiven in einer wachsenden Unternehmensgruppe.

• Kostenlose Mitarbeitergetränke: Kaffee, Softdrinks, Wasser – jederzeit verfügbar.
• Ergonomische Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Tische und moderne Büroausstattung.
• Gesundheitsangebote: Zuschüsse für Fitness, Massage oder Physiotherapie möglich.
• Nachhaltiges Umfeld: Bio-Produkte, regionale Lieferanten, E-Mobilität und ökologische Verantwortung.

Gerne wollen wir DICH kennenlernen.

Richte deine Bewerbung bitte an folgenden Ansprechpartner:

FLC-GROUP

z.H. Henrik Hemmer - Head of Internal Services

FOOD.LOVE.CONSULTING. GmbH

Friederikenstr. 41a, 45130 Essen

Bei Rückfragen erreichst du uns mich direkt per E-Mail oder per Telefon:

• henrik.hemmer@flc-group.de
• +49 175 9 666 111 / +49 201 470 99 888

Ich freue mich auf Deine Bewerbung.